సాధారణ వ్యాపారం సమయంలో, మీ కంపెనీ కస్టమర్‌లు, విక్రేతలు, సేల్స్ లీడ్స్, ఉద్యోగులు మరియు అనేక ఇతర వ్యక్తులతో కమ్యూనికేట్ చేయడానికి పలు రకాల అక్షరాలను ఉపయోగించాల్సి ఉంటుంది. అధిక డిజిటల్ ప్రపంచంలో లాంఛనప్రాయ వ్యాపార అక్షరాలు కొంత కాలం చెల్లినట్లు అనిపించినప్పటికీ, సరిగ్గా ఫార్మాట్ చేయడం మరియు ఒక లేఖను మరియు వర్తించే ఆవరణలను ఎలా సమకూర్చుకోవాలో తెలుసుకోవడం మీరు మరియు మీ కంపెనీని ఒక ప్రొఫెషనల్ సంస్థగా చూసేలా చేస్తుంది.
స్పష్టమైన ప్రయోజనాన్ని తెలియజేయండి
మీ వ్యాపార సుదూరతను వ్రాసేటప్పుడు మీ ఉద్దేశ్యాన్ని స్పష్టంగా పేర్కొనండి మరియు మీ సందేశాన్ని మీరు జతచేస్తున్న వస్తువులకు నేరుగా కనెక్ట్ చేయండి. మీరు మీ కంపెనీ గురించి సమాచారం కోసం ఒక అభ్యర్థనను అనుసరిస్తూ ఉండవచ్చు, మిమ్మల్ని కాబోయే క్లయింట్‌కు పరిచయం చేసుకోవచ్చు లేదా వ్యాపార ప్రతిపాదనతో పెట్టుబడిదారుడిని సంప్రదించవచ్చు. మీరు ఎందుకు వ్రాస్తున్నారో గ్రహీతకు తెలిసినప్పుడు, మీరు పంపిన ఆవరణలు మరింత అర్ధవంతం అవుతాయి మరియు మీ లేఖలోని సమాచారం యొక్క లెన్స్ ద్వారా చూడబడతాయి.
ఎన్‌క్లోజర్‌లు నిరంతర నిశ్చితార్థాన్ని ఆహ్వానిస్తాయి
- జీర్ణమయ్యే సమాచారం: ఇమెయిల్ రావడంతో, డిజిటల్ రహదారుల చుట్టూ ప్రవహించే కమ్యూనికేషన్ భారీగా ఉంటుంది. సగటు కార్మికుడు ప్రతిరోజూ 100 నుండి 200 ఇమెయిళ్ళను స్వీకరిస్తాడు మరియు ప్రతి దానిలోని మొత్తం సమాచారాన్ని ఖచ్చితంగా జీర్ణించుకోలేడు. ముద్రించిన లేఖ డిజిటల్ ఇన్‌బాక్స్ నుండి నిలబడి పాఠకుల దృష్టిని ఆకర్షించగలదు. మీ కంపెనీపై మరింత సమాచారం పొందడానికి లేదా మీ ప్రతిపాదనలకు ప్రతిస్పందించడానికి మీ ఆవరణలను చదవడం ద్వారా మరింత పూర్తిగా పాల్గొనడానికి మీ రీడర్‌ను ఆహ్వానించండి.
- అభిప్రాయం: అక్షరాలు కమ్యూనికేషన్ యొక్క ఒక రూపం అయినప్పటికీ, అవి ఏకపక్షంగా ఉంటాయి. మీ సందేశాన్ని అందించే అవకాశం మీకు ఉంది, కానీ మీరు వ్రాస్తున్న వ్యక్తి నుండి మీరు అభిప్రాయాన్ని స్వీకరించరు. "సంభాషణ" యొక్క మరొక వైపు వినడానికి ఆవరణలు మిమ్మల్ని అనుమతిస్తాయి. వారు రిటర్న్ పోస్ట్‌కార్డ్, ఇమెయిల్ లేదా ఫారం పూర్తి చేయడం ద్వారా ప్రతిస్పందన కోసం అడుగుతారు మరియు మీ సందేశం ఎంతవరకు స్వీకరించబడిందనే దాని గురించి మీకు ఒక ఆలోచన ఇస్తుంది.
ఆవరణల ఉదాహరణలు
మీ లేఖతో జతచేయబడటానికి సెట్ నియమాలు లేవు. అయితే, మీ ప్రయోజనానికి అవసరమైన వాటిని మాత్రమే పంపండి. గ్రహీతకు ఎక్కువ పదార్థాలతో ఓవర్లోడ్ చేయవద్దు; మీరు వాటిని చదవాలని కోరుకుంటారు, దానిని విస్మరించకూడదు. ఆవరణల ఉదాహరణలు:
- బ్రోచర్లు - మీ కంపెనీ, ఉత్పత్తులు లేదా సేవల గురించి సమాచారాన్ని కలిగి ఉన్న పత్రాలు
- చట్టపరమైన పత్రాలు - గోప్యతా విధాన ప్రకటనలు, విడుదల రూపాలు
- బిడ్ షీట్లు - మీ కంపెనీ కోసం పని చేయడానికి విక్రేతల కోసం దరఖాస్తులు
- పన్ను రూపాలు - మీరు ఫైల్‌లో ఉంచాల్సిన W-9 పన్ను పత్రాలు
ఎన్‌క్లోజర్‌ల కోసం లేఖను ఫార్మాట్ చేస్తోంది
ఒక అధికారిక వ్యాపార లేఖ మీరు పత్రాలను జతచేస్తున్నట్లు పాఠకుడికి తెలియజేయాలి. పత్రాలను పేరు ద్వారా సూచించడం మంచిది మరియు వాటికి ప్రతిస్పందన అవసరమైతే, దానిని కూడా పేర్కొనండి. ఉదాహరణకు, "దయచేసి డిసెంబర్ 31 లోపు పరివేష్టిత W-9 ఫారమ్‌ను మా కార్యాలయానికి తిరిగి ఇవ్వండి." అదనంగా, మీ లేఖ చివరలో, మీ సంతకం క్రింద రెండు పంక్తులు, ఈ క్రింది సంకేతాలలో ఒకటి ఉన్నాయి:
- ఆవరణలు (2)
- ఎన్క్ల్ .: ఉత్పత్తి బ్రోచర్ (1), కస్టమర్ సమీక్షలు (2)
- ఎన్సి.: డబ్ల్యూ -9 ఫారం
గతంలో, ఆవరణలను పేర్కొనడానికి ప్రామాణిక భాషలో "పరివేష్టిత, దయచేసి కనుగొనండి ..." అనే పదబంధాన్ని కలిగి ఉంది. ఏదేమైనా, ఈ పదబంధం పురాతనమైనది మరియు ఉపయోగంలో లేదు. అన్నింటికంటే, మీరు పత్రాలను జతచేస్తున్నారని మీరు ఇప్పటికే మీ రీడర్‌కు చెప్పారు, కాబట్టి వారు వాటిని వెతకవలసిన అవసరం లేదు. "నేను చుట్టుముడుతున్నాను _____, "సరిపోతుంది.
డిజిటల్ ప్రపంచంలో ఆవరణలు
వ్యాపార సంబంధాలు చాలావరకు ఇంటర్నెట్‌లో జరుగుతాయి కాబట్టి, మీ వ్యాపార లేఖ రాయడం చాలావరకు ఇమెయిల్‌లుగా జరుగుతుంది. ఈ సందర్భంలో, మీరు ఎలక్ట్రానిక్ పత్రాలను అటాచ్ చేస్తారు మరియు మార్పును ప్రతిబింబించేలా పదాలను మార్చవచ్చు. డాక్యుమెంట్ ఫైళ్ళను తగిన ఫార్మాట్లలో మరియు డౌన్‌లోడ్ చేయగల పరిమాణాలలో ఉంచాలని నిర్ధారించుకోండి.
పంపే ముందు తనిఖీ చేయండి
మెయిలింగ్‌కు ముందు మీ లేఖతో పాటు మీ ఆవరణలను చొప్పించారని నిర్ధారించుకోండి. అదేవిధంగా, ఇమెయిల్ పంపినట్లయితే మీ పత్రాలను అటాచ్ చేయండి. ఈ పొరపాటు చేయడం చాలా సులభం అయినప్పటికీ, ఈ వివరాలపై జారడం మీ వృత్తిపరమైన ఇమేజ్‌ని దెబ్బతీస్తుంది మరియు గ్రహీతకు మీరు వివరాలపై శ్రద్ధ చూపడం లేదు అనే అభిప్రాయాన్ని ఇస్తుంది.
