గైడ్లు

అకౌంటింగ్‌లో ఏడు అంతర్గత నియంత్రణ విధానాలు ఏమిటి?

అంతర్గత నియంత్రణలు అకౌంటింగ్ వ్యవస్థల యొక్క విశ్వసనీయతను నిర్ధారించడానికి ఉంచిన విధానాలు మరియు విధానాలు. అకౌంటింగ్ ప్రపంచంలో ఖచ్చితత్వం మరియు విశ్వసనీయత చాలా ముఖ్యమైనవి. ఖచ్చితమైన అకౌంటింగ్ రికార్డులు లేకుండా, నిర్వాహకులు పూర్తి సమాచారం ఉన్న ఆర్థిక నిర్ణయాలు తీసుకోలేరు మరియు ఆర్థిక నివేదికలు లోపాలను కలిగి ఉంటాయి. అకౌంటింగ్‌లోని అంతర్గత నియంత్రణ విధానాలను ఏడు వర్గాలుగా విభజించవచ్చు, ప్రతి ఒక్కటి మోసాలను నిరోధించడానికి మరియు సమస్యలు వచ్చే ముందు లోపాలను గుర్తించడానికి రూపొందించబడింది.

చిట్కా

ఏడు అంతర్గత నియంత్రణ విధానాలు విధులు, యాక్సెస్ నియంత్రణలు, భౌతిక ఆడిట్లు, ప్రామాణిక డాక్యుమెంటేషన్, ట్రయల్ బ్యాలెన్స్, ఆవర్తన సయోధ్యలు మరియు ఆమోదం అధికారం.

విధుల విభజన

విధులను వేరు చేయడం అంటే బుక్కీపింగ్, డిపాజిట్లు, రిపోర్టింగ్ మరియు ఆడిటింగ్ బాధ్యతలను విభజించడం. తదుపరి విధులు వేరు చేయబడతాయి, ఏ ఒక్క ఉద్యోగి మోసపూరిత చర్యలకు తక్కువ అవకాశం. కొద్దిమంది అకౌంటింగ్ ఉద్యోగులతో ఉన్న చిన్న వ్యాపారాల కోసం, ఇద్దరు లేదా అంతకంటే ఎక్కువ మంది వ్యక్తుల మధ్య బాధ్యతలను పంచుకోవడం లేదా సహోద్యోగులచే సమీక్షించాల్సిన క్లిష్టమైన పనులు ఒకే ప్రయోజనం కోసం ఉపయోగపడతాయి.

అకౌంటింగ్ సిస్టమ్ యాక్సెస్ నియంత్రణలు

పాస్‌వర్డ్‌లు, లాకౌట్‌లు మరియు ఎలక్ట్రానిక్ యాక్సెస్ లాగ్‌ల ద్వారా అకౌంటింగ్ సిస్టమ్ యొక్క వివిధ భాగాలకు ప్రాప్యతను నియంత్రించడం వలన అనధికార వినియోగదారులను సిస్టమ్ నుండి దూరంగా ఉంచవచ్చు, అయితే లోపాలు లేదా వ్యత్యాసాల మూలాన్ని గుర్తించడానికి సిస్టమ్ యొక్క వినియోగాన్ని ఆడిట్ చేయడానికి ఒక మార్గాన్ని అందిస్తుంది. మొట్టమొదటిసారిగా మోసపూరిత ప్రాప్యత ప్రయత్నాలను అరికట్టడానికి బలమైన యాక్సెస్ ట్రాకింగ్ కూడా ఉపయోగపడుతుంది.

ఆస్తుల భౌతిక ఆడిట్లు

భౌతిక ఆడిట్లలో చేతి-లెక్కింపు నగదు మరియు జాబితా, పదార్థాలు మరియు సాధనాలు వంటి అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలో ట్రాక్ చేయబడిన ఏదైనా భౌతిక ఆస్తులు ఉన్నాయి. భౌతిక లెక్కింపు ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డులను పూర్తిగా దాటవేయడం ద్వారా ఖాతా బ్యాలెన్స్‌లో బాగా దాచిన వ్యత్యాసాలను వెల్లడిస్తుంది. అమ్మకపు దుకాణాల్లో నగదును లెక్కించడం ప్రతిరోజూ లేదా రోజుకు చాలాసార్లు చేయవచ్చు. చేతి లెక్కింపు జాబితా వంటి పెద్ద ప్రాజెక్టులు తక్కువ తరచుగా నిర్వహించబడాలి, బహుశా వార్షిక లేదా త్రైమాసిక ప్రాతిపదికన.

ప్రామాణిక ఆర్థిక డాక్యుమెంటేషన్

ఇన్వాయిస్లు, అంతర్గత సామగ్రి అభ్యర్థనలు, జాబితా రశీదులు మరియు ప్రయాణ వ్యయ నివేదికలు వంటి ఆర్థిక లావాదేవీల కోసం ఉపయోగించే పత్రాలను ప్రామాణీకరించడం కాలక్రమేణా రికార్డ్ కీపింగ్‌లో స్థిరత్వాన్ని కొనసాగించడానికి సహాయపడుతుంది. ప్రామాణిక పత్ర ఆకృతులను ఉపయోగించడం వలన వ్యవస్థలో వ్యత్యాసం యొక్క మూలం కోసం శోధిస్తున్నప్పుడు గత రికార్డులను సమీక్షించడం సులభం అవుతుంది. ప్రామాణీకరణ లేకపోవడం అటువంటి సమీక్షలో అంశాలను పట్టించుకోకుండా లేదా తప్పుగా అర్థం చేసుకోవడానికి కారణమవుతుంది.

రోజువారీ లేదా వారపు ట్రయల్ బ్యాలెన్స్

డబుల్ ఎంట్రీ అకౌంటింగ్ వ్యవస్థను ఉపయోగించడం పుస్తకాలు ఎల్లప్పుడూ సమతుల్యతతో ఉండేలా చూడటం ద్వారా విశ్వసనీయతను జోడిస్తుంది. అయినప్పటికీ, ఏ సమయంలోనైనా డబుల్ ఎంట్రీ సిస్టమ్‌ను బ్యాలెన్స్ నుండి బయటకు తీసుకురావడం లోపాలకు ఇప్పటికీ సాధ్యమే. రోజువారీ లేదా వారపు ట్రయల్ బ్యాలెన్స్‌లను లెక్కించడం వ్యవస్థ యొక్క స్థితిపై క్రమమైన అంతర్దృష్టిని అందిస్తుంది, వీలైనంత త్వరగా వ్యత్యాసాలను కనుగొనటానికి మరియు పరిశోధించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

అకౌంటింగ్ సిస్టమ్స్‌లో ఆవర్తన సయోధ్య

అప్పుడప్పుడు అకౌంటింగ్ సయోధ్యలు మీ అకౌంటింగ్ సిస్టమ్‌లోని బ్యాలెన్స్‌లు బ్యాంకులు, సరఫరాదారులు మరియు క్రెడిట్ కస్టమర్‌లతో సహా ఇతర సంస్థల వద్ద ఉన్న ఖాతాల్లోని బ్యాలెన్స్‌తో సరిపోలుతున్నాయని నిర్ధారించగలవు. ఉదాహరణకు, బ్యాంక్ సయోధ్యలో మీ అకౌంటింగ్ సిస్టమ్ మరియు బ్యాంక్ స్టేట్మెంట్ల మధ్య నగదు బ్యాలెన్స్ మరియు డిపాజిట్లు మరియు రశీదుల రికార్డులను పోల్చడం ఉంటుంది. ఈ రకమైన పరిపూరకరమైన ఖాతాల మధ్య తేడాలు మీ స్వంత ఖాతాలలో లోపాలు లేదా వ్యత్యాసాలను బహిర్గతం చేస్తాయి లేదా లోపాలు ఇతర సంస్థలతో ఉద్భవించగలవు.

ఆమోదం అథారిటీ అవసరాలు

కొన్ని రకాల లావాదేవీలకు అధికారం ఇవ్వడానికి నిర్దిష్ట నిర్వాహకులు అవసరమైతే, లావాదేవీలు తగిన అధికారులు గుర్తించారని, విశ్లేషించారని మరియు ఆమోదించబడ్డారని నిరూపించడం ద్వారా అకౌంటింగ్ రికార్డులకు బాధ్యత యొక్క పొరను జోడించవచ్చు. పెద్ద చెల్లింపులు మరియు ఖర్చులకు ఆమోదం అవసరం, ఉదాహరణకు, నిష్కపటమైన ఉద్యోగులు కంపెనీ నిధులతో పెద్ద మోసపూరిత లావాదేవీలు చేయకుండా నిరోధించవచ్చు.