వ్యాపార సమావేశాన్ని నేను ఎలా నిర్వహించగలను?

వ్యాపార సమావేశం అంటే సంస్థ కోసం లక్ష్యాలను సాధించడానికి మనస్సులను సేకరించడం. రోజూ వ్యక్తులను నియమించే లేదా వివిధ వ్యాపార పరిచయాలతో కలిసే వ్యాపార యజమానిగా, మీరు వ్యాపార సమావేశాన్ని వృత్తిపరంగా మరియు సమర్ధవంతంగా ఎలా నిర్వహించాలో నేర్చుకోవాలి. మీ మొదటి రెండు సమావేశాలను పర్యవేక్షించిన తర్వాత, ఈ ప్రక్రియ నిర్వహించడానికి సరళంగా మారుతుంది.

1

సమావేశం ప్రారంభంలో మీ వ్రాతపూర్వక ఎజెండాను పంపండి. అజెండాలో మీరు సమావేశానికి ప్రసంగించడానికి ప్లాన్ చేసిన ప్రతి పాయింట్ యొక్క వివరణాత్మక జాబితాను అలాగే స్పష్టమైన-ప్రారంభ మరియు ముగింపు సమయాన్ని కలిగి ఉండాలి. అజెండాలోని ప్రతి బిందువుకు కేటాయించిన సమయాన్ని మీరు జాబితా చేశారని నిర్ధారించుకోండి.

2

సమావేశానికి హాజరైన ప్రతి ఒక్కరికి కృతజ్ఞతలు తెలుపుతూ, సమావేశానికి ఏదైనా గ్రౌండ్ రూల్స్ సెట్ చేయండి - ఉదాహరణకు, స్పీకర్లకు అంతరాయం కలిగించవద్దు మరియు టైమ్‌లైన్‌ను దగ్గరగా పాటించవద్దు - మరియు మీ లక్ష్యాలను సంగ్రహించండి. మీరు కొనసాగడానికి ముందు సమావేశంలో ఏదైనా "తెలియనివారిని" పరిచయం చేయండి, తద్వారా ప్రతి ఒక్కరూ ఒకరికొకరు హాజరైన వారితో సుపరిచితులు.

3

అవసరమైతే ఎజెండాను ట్రాక్ చేయడంలో సహాయపడటానికి పార్లమెంటు సభ్యుడిని నియమించండి. ఈ వ్యక్తి ఇతర హాజరైనవారిని స్పర్శరహితంగా మాట్లాడటం, ఎక్కువసేపు మాట్లాడటం, ఉత్పాదకత లేని వాదనలు చేయడం లేదా వృత్తాకార పద్ధతిలో ఒకరితో ఒకరు వెనుకకు వెళ్లడం ఆపేస్తారు.

4

మీరు షెడ్యూల్‌లోనే ఉన్నారని భరోసా ఇవ్వడానికి మీటింగ్ ఫెసిలిటేటర్‌గా గడియారంపై నిఘా ఉంచండి. సమావేశాన్ని తరలించడానికి సహాయపడటానికి ప్రతి పాయింట్‌పై మీరు ఎన్ని నిమిషాలు గడపాలని ప్లాన్ చేస్తున్నారో అజెండాలో ఉండాలి. మీరు చర్చించడానికి ప్లాన్ చేసిన సమస్య యొక్క తీవ్రతను బట్టి ఇది వాస్తవిక అంచనా అని నిర్ధారించుకోండి.

5

మీ సమావేశ ఎజెండాతో కొనసాగండి. చర్చకు సంబంధించిన అంశాల జాబితాలోని ప్రతి పాయింట్‌కు బాధ్యత వహించే ప్రతి వ్యక్తికి నేల ఇవ్వండి. ఆ వ్యక్తి పూర్తయినప్పుడు, ఏవైనా శీఘ్ర ప్రశ్నలు తీసుకోవడానికి అతన్ని అనుమతించండి, అతనికి కృతజ్ఞతలు చెప్పి, ఆపై తదుపరి ఎజెండా అంశం మరియు ప్రెజెంటర్కు వెళ్లండి.

6

సమావేశాన్ని సమయానికి ముగించండి. మీ సమావేశాలను చివరి సమయానికి పదేపదే అమలు చేయడానికి అనుమతించడం ప్రతికూలంగా ఉంటుంది మరియు మీ హాజరైనవారి షెడ్యూల్‌పై గౌరవం లేకపోవడాన్ని చూపిస్తుంది. కవర్ చేయడానికి మీకు ఇంకా అసంపూర్తిగా ఉన్న వ్యాపారం ఉంటే, దాన్ని మీ తదుపరి షెడ్యూల్ చేసిన సమావేశానికి తీసుకెళ్లండి లేదా సమూహానికి ఇమెయిల్‌ను అనుసరించండి.