స్థిరమైన విధానాలు స్థిరమైన, అధిక-నాణ్యత పనిని చేయడంలో మీ అసమానతలను పెంచుతాయి. స్టాండర్డ్ ఆపరేటింగ్ ప్రొసీజర్, లేదా ఎస్ఓపి, తయారీ లేదా రికార్డ్ కీపింగ్ వంటి నిర్దిష్ట వ్యాపార కార్యకలాపాలను ఎలా నిర్వహించాలో దశల వారీ సూచనలను అందించే పత్రం. చాలా SOP లు టెక్స్ట్ పత్రాలుగా ప్రదర్శించబడినప్పటికీ, వాటి సూచనలను స్పష్టం చేయడంలో సహాయపడే చిత్రాలు లేదా వీడియోలను కూడా కలిగి ఉంటాయి.
SOP విభాగాలు
- ప్రయోజనం: ఈ విభాగం పత్రం సృష్టించబడిన కారణాన్ని వివరిస్తుంది. ఈ సమాచారం విధానం యొక్క స్వభావాన్ని మరియు మీ వ్యాపారం ఎందుకు నిర్వహిస్తుందో తెలియజేసే చిన్న పేరాగా సమర్పించాలి.
- స్కోప్: తరువాత, SOP ఒక చిన్న పేరాను అందిస్తుంది, ఇది ఏ కార్యకలాపాలు ప్రక్రియ పరిధిలో ఉన్నాయో వివరిస్తుంది.
- నిర్వచనాలు: ఇక్కడ, ప్రత్యేక స్పష్టత అవసరమయ్యే ఏదైనా విధాన నిబంధనలను మీరు నిర్వచించారు. ఈ విభాగం పరిశ్రమపై ఆధారపడి ఉంటుంది మరియు ఇది సంబంధిత లేదా అవసరం లేకపోతే తొలగించవచ్చు.
- సూచనలు: ఈ విభాగం నాణ్యమైన మాన్యువల్ లేదా అంతర్జాతీయ ప్రమాణం వంటి ఇతర సహాయక పత్రాలు మరియు సామగ్రిని జాబితా చేస్తుంది. ఈ విభాగం కూడా పరిశ్రమ-ఆధారితమైనది, మరియు కొన్ని సందర్భాల్లో, విస్మరించబడవచ్చు, ప్రత్యేకించి విధానాలు స్వీయ వివరణాత్మకంగా ఉంటే.
- అవసరాలు: అవసరమైన నైపుణ్యాలను పెంపొందించడానికి సిబ్బంది శిక్షణ వంటి విధానాన్ని అమలు చేయడానికి ముందు తప్పనిసరిగా ఏదైనా అవసరాలను వివరించడానికి ఇది మీకు అవకాశం.
- బాధ్యతలు: ప్రక్రియ యొక్క ఏ అంశాలకు ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారో ఈ విభాగం వివరిస్తుంది.
- విధాన దశలు: ఈ విభాగం వ్యాపార కార్యకలాపాలను ఎలా నిర్వహించాలో వివరించే దశల వారీ సూచనలను అందిస్తుంది. సూచనలను నిస్సందేహంగా చేయడం ముఖ్యం. తక్కువ వాక్యాలను అనుసరించడం సులభం, ప్రత్యేకించి దశలను వరుసగా చేయాలి. ఇది చాలా పొడవుగా ఉంటే దాన్ని చాలా చిన్న విభాగాలుగా విభజించండి.
ప్రామాణిక ఆపరేటింగ్ విధానాల యొక్క సాధారణ ఉదాహరణ
కాస్ట్యూమర్లో నడక యొక్క గుర్తింపును ధృవీకరించడానికి బ్యాంకు కోసం ఒక సాధారణ SOP ఇక్కడ ఉంది:
- ప్రయోజనం: ఈ విధానం కస్టమర్ గుర్తింపును ధృవీకరించడానికి అవసరమైన దశలను వివరిస్తుంది.
- పరిధి: ACME బ్యాంక్ యొక్క అన్ని శాఖల డ్రైవ్-బై విండోస్ వద్ద ఏదైనా వాక్-ఇన్ కస్టమర్ లేదా కస్టమర్‌కు ఈ విధానం వర్తిస్తుంది.
- బాధ్యతలు: క్యాషియర్ విధులను నిర్వర్తించే అన్ని బ్రాంచ్ ఉద్యోగులకు కస్టమర్ గుర్తింపును ధృవీకరించే బాధ్యత ఉంటుంది.
- కస్టమర్ ఐడెంటిటీ యొక్క ధృవీకరణ: నగదు ఉపసంహరణలు చేయడానికి లేదా ఖాతాల మధ్య బదిలీలు చేయడానికి ముందు ప్రతి క్యాషియర్ ప్రతి కస్టమర్ యొక్క గుర్తింపును ధృవీకరించాలి. క్యాషియర్ కస్టమర్ నుండి ఫోటో ఐడిని అభ్యర్థించాలి మరియు ఐడిలోని పేరు ఖాతాలోని పేరుకు సరిపోతుందో లేదో ధృవీకరించాలి మరియు కస్టమర్ వాస్తవానికి ఫోటో ఐడిలో చిత్రీకరించిన వ్యక్తి.
SOP లను ఎలా ఉపయోగించాలి
నిర్వాహకులు సిబ్బందితో కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మరియు కొన్ని కంపెనీ కార్యకలాపాలను ఎలా నిర్వహించాలో వివరించడానికి SOP లను ఉపయోగిస్తారు. స్థాపించబడిన ప్రోటోకాల్స్ ప్రకారం కొన్ని పనులను పూర్తి చేయడం నేర్చుకున్నప్పుడు ఉద్యోగులు సూచన కోసం SOP లను ఉపయోగించవచ్చు. ఒక సంస్థ యొక్క ప్రక్రియలు ఏజెన్సీ ప్రమాణాలకు అనుగుణంగా ఉన్నాయో లేదో నిర్ణయించేటప్పుడు ఫుడ్ అండ్ డ్రగ్ అడ్మినిస్ట్రేషన్ వంటి రెగ్యులేటరీ ఏజెన్సీలు SOP లను ఉపయోగిస్తాయి.
